1. Responsable del tractament
El responsable del tractament de les dades personals és:
- Entitat: Associació de Famílies d’Alumnes de l’Escola Ferran i Clua.
- NIF: G58279852
- Domicili social: Carrer Brollador, 5 (08197), Valldoreix, Sant Cugat Del Vallés (Barcelona).
- Correu electrònic: info@afaferraniclua.cat
L’AFA tracta les dades personals d’acord amb el Reglament (UE) 2016/679, general de protecció de dades (RGPD), la Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD), i la resta de normativa aplicable.
2. Categories de dades personals
Segons els serveis utilitzats, es podran tractar les categories següents.
2.1. Dades de les persones adultes
- Nom i cognoms.
- Correu electrònic.
- Identificadors d’usuari i credencials d’autenticació protegides.
- Vinculació amb la unitat familiar.
- Condició de persona associada, quan correspongui.
- Nom habitual o sobrenom, si es facilita.
- Fotografia de perfil, si es facilita.
- Preferències de visibilitat.
- Participació en comissions i funcions de coordinació.
- Estat de les quotes i informació dels pagaments.
- Registres administratius i de seguretat necessaris.
2.2. Dades dels infants
- Nom i cognoms.
- Curs o nivell escolar.
- Vinculació amb els adults responsables.
- Altres dades estrictament necessàries per a activitats específiques, quan s’hagin informat adequadament.
Les dades dels infants no es mostraran al directori social de comissions ni seran accessibles a altres famílies pel simple fet d’utilitzar el portal.
2.3. Categories especials de dades
No es tractaran dades de salut ni altres categories especials de dades personals.
3. Finalitats del tractament
L’AFA tracta les dades personals per gestionar la seva activitat associativa, administrar la relació amb les famílies i prestar els serveis disponibles al portal.
3.1. Registre i gestió de famílies
Crear i gestionar comptes d’usuari, identificar les persones adultes, verificar-ne la vinculació familiar i mantenir actualitzades les dades necessàries per al funcionament de l’associació.
El portal permet vincular diversos adults a una mateixa unitat familiar, sense que això determini per si sol la condició jurídica de persona associada.
3.2. Gestió dels infants vinculats
Registrar els infants vinculats a cada família, el curs escolar i la informació estrictament necessària per verificar la relació familiar i gestionar els serveis de l’AFA.
Les dades dels infants s’utilitzen únicament per a finalitats justificades i no es publiquen al directori social de les comissions.
3.3. Gestió de socis i quotes
Gestionar les altes i baixes associatives, les quotes familiars, l’estat dels pagaments, els registres econòmics i les obligacions comptables i documentals de l’AFA.
La condició jurídica de persona associada es determinarà d’acord amb els estatuts de l’associació.
3.4. Comissions de treball
Permetre que els adults s’inscriguin voluntàriament a les comissions de l’AFA, gestionar-ne els participants, designar coordinadors i organitzar les activitats.
3.5. Directori de participants
Facilitar que els adults verificats puguin conèixer les persones que participen en les comissions, respectant les preferències de visibilitat i les condicions descrites a l’apartat 5.
3.6. Comunicacions
Enviar informació relacionada amb la gestió de l’AFA, les quotes, les activitats, les comissions, les convocatòries i el funcionament del portal.
Les comunicacions comercials o promocionals no necessàries per a la relació associativa, si n’hi ha, es gestionaran amb la base jurídica i els mecanismes d’autorització o oposició corresponents.
3.7. Seguretat i administració
Gestionar els permisos d’accés, prevenir usos indeguts, protegir la informació i registrar determinades actuacions administratives necessàries per garantir la seguretat i la traçabilitat.
3.8. Activitats i serveis addicionals
L’AFA podrà incorporar noves funcionalitats, com ara inscripcions a activitats, carnets digitals, sorteigs, reserves de materials o àlbums fotogràfics.
Quan aquestes funcionalitats impliquin nous tractaments de dades personals, s’informarà prèviament les persones afectades i es recolliran les autoritzacions que corresponguin.
4. Bases jurídiques del tractament
La base jurídica del tractament de dades de caràcter personal es consentiment lliure, específic, informat i inequívoc de la persona interessada, conforme a l’article 6.1.a del RGPD. El consentiment podrà ser revocat per la persona interessada en qualsevol moment.
En cas que el tractament de les dades correspongui al compliment d’una exigencia legal, la base jurídica del tractament serà el compliment d’obligacions legals (Article 6.1.c del RGPD).
5. Directori de comissions: «Fem comunitat!»
L’AFA disposa d’un directori de participants amb la finalitat de facilitar el coneixement mutu, la coordinació i la participació de les famílies en les comissions de treball.
5.1. Persones que poden accedir al directori
El directori social està destinat als adults amb comptes verificats i autoritzats del portal.
No és un directori públic accessible sense identificació.
5.2. Informació visible
El directori pot mostrar:
- Nom habitual o nom administratiu, segons les preferències aplicables.
- Fotografia de perfil, quan la persona n’hagi autoritzat la visualització.
- Condició de participant o coordinador.
- Comissions en què participa la persona, dins l’abast autoritzat.
El directori no mostra dades dels infants, telèfons, correus electrònics, adreces, informació econòmica ni altres dades familiars.
5.3. Control de la visibilitat
Els adults poden configurar des del seu perfil si volen mostrar el nom habitual i la fotografia.
Quan una persona opta per ocultar el nom, apareix com a «Participant», amb una imatge genèrica.
La decisió d’ocultar la identitat al directori social no impedeix participar en les comissions.
Els càrrecs de l’AFA que disposin de permisos administratius poden accedir a la identitat necessària per gestionar les comissions, amb independència de la configuració de visibilitat social.
5.4. Informació i confirmació individual
Abans de mostrar la identitat d’una persona al directori, el portal li proporciona informació sobre la finalitat, les persones que poden consultar les dades i les opcions de visibilitat.
Quan la base jurídica aplicable sigui el consentiment, aquest es recollirà mitjançant una acció afirmativa i es podrà retirar en qualsevol moment.
Les persones que no hagin completat la confirmació necessària no mostraran la seva identitat al directori social.
Cal concretar la configuració inicial de visibilitat, el tractament dels participants existents i la base jurídica definitiva.
6. Dades dels infants i verificació familiar
El portal permet vincular infants a les unitats familiars per gestionar adequadament els serveis de l’AFA.
Per evitar vinculacions incorrectes, es podran aplicar mecanismes de comprovació de la identitat i de la relació familiar.
6.1. Informació facilitada per les famílies
Les persones adultes poden facilitar les dades necessàries per identificar els infants vinculats i el seu curs escolar.
6.2. Possible importació del llistat escolar
El sistema preveu tècnicament la possibilitat d’importar un llistat d’alumnes facilitat pel centre educatiu, amb nom, cognoms i curs escolar, per facilitar la verificació de la vinculació familiar.
7. Destinataris i permisos d’accés
Les dades personals seran accessibles únicament a les persones que les necessitin per desenvolupar les seves funcions.
L’accés estarà limitat segons els permisos assignats.
En funció de les responsabilitats, podran tenir accés:
- President i vicepresident.
- Tresoreria i altres càrrecs autoritzats.
- Coordinadors de comissions, en l’àmbit de les seves funcions.
- Adults verificats, respecte de la informació social que altres participants hagin decidit mostrar.
Els proveïdors d’allotjament, manteniment i serveis tecnològics podran tractar dades personals per compte de l’AFA quan sigui necessari, amb les garanties i els acords legalment exigibles.
Proveïdors tecnològics:
No es comunicaran dades a tercers per a finalitats incompatibles amb les descrites sense una base jurídica adequada.
8. Transferències internacionals
L’AFA revisarà la ubicació dels serveis d’allotjament, correu electrònic, còpies de seguretat, plugins i altres proveïdors que puguin accedir a dades personals.
No està previst que es produeixin transferències internacionals.
9. Conservació de les dades i obligacions associatives
L’AFA conservarà les dades personals durant el temps necessari per gestionar la relació associativa i complir les obligacions legals aplicables.
D’acord amb el llibre tercer del Codi civil de Catalunya, aprovat per la Llei 4/2008, les associacions han de mantenir els llibres i registres associatius i comptables legalment exigibles.
Aquests poden incloure:
- Llibre o registre de persones associades, amb les dades necessàries per identificar-les i registrar-ne les altes i baixes.
- Llibres d’actes dels òrgans de govern.
- Registres comptables.
- Documentació justificativa de les operacions econòmiques.
- Registre de persones voluntàries, quan sigui legalment exigible.
Les dades necessàries per acreditar la condició de persona associada, les dates d’alta i baixa, els acords adoptats i les operacions econòmiques es conservaran durant els terminis exigits per la normativa aplicable o durant el temps justificat per atendre possibles responsabilitats.
9.1. Dades dels comptes i de les famílies
Es conservaran mentre siguin necessàries per gestionar els serveis del portal i la relació amb l’AFA.
Quan deixin de ser necessàries, se’n procedirà a la supressió o al bloqueig, segons correspongui.
9.2. Dades dels infants
Es conservaran únicament durant el temps necessari per a les finalitats que justifiquen el tractament, sens perjudici de les obligacions legals aplicables.
La finalització de l’escolarització o de la vinculació familiar amb el portal donarà lloc a la revisió de la necessitat de conservar aquestes dades.
9.3. Quotes i documentació econòmica
Els registres econòmics i els justificants es conservaran durant els terminis exigits per la normativa comptable, fiscal i altres disposicions aplicables.
9.4. Comissions i participació
Les dades de participació en comissions es conservaran mentre siguin necessàries per gestionar-ne el funcionament i, posteriorment, durant els terminis justificats per les obligacions associatives o possibles responsabilitats.
9.5. Fotografies i preferències socials
Les fotografies de perfil, els sobrenoms i les preferències de visibilitat no es conservaran indefinidament pel sol fet que existeixin obligacions de manteniment dels llibres associatius.
Es podran eliminar o modificar quan deixin de ser necessaris o quan la persona exerceixi els drets que li corresponguin, sens perjudici de la conservació limitada de registres justificatius quan sigui legalment necessària.
9.6. Bloqueig i supressió
En cas de baixa de la persona associada o en cas que la persona interessada revoqui el consentiment donat pel tractament de les seves dades personals, un cop transcorreguts els terminis aplicables, se’n procedirà a la supressió o anonimització de les dades.
Quan les dades deixin de ser necessàries per a la gestió ordinària però hagin de conservar-se per obligació legal o per atendre possibles responsabilitats, se’n limitarà l’accés en els termes legalment previstos.
10. Drets de les persones interessades
Les persones interessades poden exercir, quan siguin aplicables, els drets següents:
- Accés a les dades personals.
- Rectificació de dades inexactes.
- Supressió.
- Oposició.
- Limitació del tractament.
- Portabilitat.
- Retirada del consentiment, quan aquesta sigui la base jurídica.
Les sol·licituds es poden adreçar a:
L’AFA atendrà les sol·licituds dins els terminis legalment establerts i podrà verificar la identitat de la persona sol·licitant quan sigui necessari.
Les persones interessades també poden presentar una reclamació davant l’autoritat de control competent.
11. Mesures de seguretat
L’AFA aplicarà mesures tècniques i organitzatives proporcionades als riscos del tractament.
Entre les mesures previstes hi ha:
- Comptes individuals i mecanismes d’autenticació.
- Permisos diferenciats segons les responsabilitats.
- Restriccions d’accés a dades familiars i econòmiques.
- Control de la visibilitat de les dades socials.
- Protecció de fotografies i fitxers privats.
- Registre de determinades operacions administratives.
- Actualització i manteniment de WordPress i del plugin.
- Còpies de seguretat i gestió d’incidències.
Les mesures aplicades es revisaran periòdicament i s’adaptaran a les necessitats del servei.
12. Cookies i serveis tecnològics
El portal utilitza WordPress i pot necessitar cookies tècniques per a l’autenticació, el manteniment de la sessió i el funcionament segur dels comptes.
Les cookies no necessàries i els serveis de tercers, si n’hi ha, es gestionaran d’acord amb la normativa aplicable.
13. Actualitzacions de la política
L’AFA podrà modificar aquesta política per adaptar-la als canvis del portal, de les activitats associatives o de la normativa aplicable.
La versió vigent estarà disponible al portal.
Quan els canvis siguin rellevants, s’informarà les persones afectades i, quan sigui necessari, es recolliran novament les autoritzacions corresponents.